Comment écrire un court rapport pour une entreprise

June 26

Comment écrire un court rapport pour une entreprise


Les rapports financiers aux actionnaires, les plans de marketing et des évaluations de qualité sont tous des exemples de rapports écrits pour les entreprises. Un bref rapport est comme tout autre rapport , mais avec moins de pages. Il doit énoncer les objectifs du rapport clés, résumer les informations de fond, examiner les alternatives et de recommander une voie à suivre. Traiter le rapport en tant que projet - plan, puis l' écrire dans un style clair et simple. Court est bon, parce qu'il est plus probable que les parties occupées ou désintéressés mais cruciaux vont le lire.

Instructions

Planification

Meet with superiors to clarify the requirements, because they will determine the report's format and content. 1 Rencontre avec les supérieurs afin de clarifier les exigences, car ils détermineront le format et le contenu du rapport. Par exemple, un rapport d'évaluation du projet ne sera pas structurée de la même manière qu'un plan de marketing ou un rapport financier.

Research the background material, including documents provided to you when you were assigned the writing assignment and material that you gather independently from the Internet, the library and from meetings and conversations with stakeholders (such as business unit managers, suppliers and customers). 2 recherche le matériel de base, y compris les documents fournis à vous lorsque vous avez été affecté le travail d'écriture et de matériel que vous vous réunissez indépendamment de l'Internet, la bibliothèque et des réunions et des conversations avec les parties prenantes (comme les gestionnaires des unités d'affaires, fournisseurs et clients).

Prepare the report template, including an executive summary, an introduction, sections for alternatives and proposed solutions, recommendations and a conclusion. 3 Préparer le modèle de rapport, y compris un résumé, une introduction, les sections des alternatives et des solutions proposées, des recommandations et une conclusion.

Contenu

Write the introduction. 1 Ecrire l'introduction. Habituellement, plus d'un paragraphe, l'introduction devrait énoncer l'objectif du rapport et identifier les questions clés. Il devrait être un guide pour le reste du rapport, mais ne doit pas résumer. Par exemple, la première ligne pourrait être: «L'objectif de ce rapport est d'examiner des solutions pour les problèmes de qualité en cours à notre usine de fabrication», puis un résumé des principales questions.

Assemble the body of the report. 2 Assembler le corps du rapport. Dans l'exemple de l'installation de fabrication, sections pourraient inclure des détails techniques, une liste de solutions de rechange ainsi qu'une analyse coûts-avantages pour chaque, et des recommandations. Un plan d'affaires aurait un ensemble différent de sections, telles que des études de marché, analyse concurrentielle et les projections financières. Quel que soit le format, les sections doivent être dans un ordre logique afin que le lecteur n'a pas à retourner en arrière-et-vient pour comprendre le contenu.

Conclude the report by referring back to the report objectives. 3 Conclure le rapport en se référant aux objectifs du rapport. Pour l'exemple de l'installation de fabrication, la conclusion pourrait être un plan de mise en œuvre pour la solution recommandée. Pour un rapport financier, la conclusion pourrait être les perspectives d'affaires.

List the references cited within the text by identifying the publication they came from, the title, the author and the date. 4 Énumérer les références citées dans le texte en identifiant la publication ils sont venus, le titre, l'auteur et la date. Liste d'autres sources pertinentes dans une section de bibliographie ou de ressources.

Write the executive summary. 5 Écrivez le résumé. Dans environ un ou deux paragraphes, résumer le rapport de sorte qu'un cadre très occupé peut saisir les points clés et parcourir les détails plus tard. Pour un rapport financier, le résumé pourrait juste être un tableau indiquant les ventes clés et les tendances de profit.

Prepare a cover page with the report title, date and authors' names and affiliations. 6 Préparez une page de couverture avec le titre du rapport, la date et les noms et les affiliations des auteurs. Inclure une table des matières pour les rapports qui sont plus de 15 pages.

Address the transmittal letter to a person (a manager or a contracting officer), not to a department. 7 Adresse de la lettre de transmission à une personne (un gestionnaire ou d' un agent de négociation), et non à un ministère. Identifier les principales recommandations du rapport, fournir vos informations de contact et la liste des pièces jointes.